Почему Управление Рисками Третьей Стороны Имеет Значение для Комплаенс

Что значит понятие третья сторона? Кого оно охватывает?

 Известную цитату экзистенциального философа Жана-Поля Сартра «L’enfer, c’est les autres» можно перевести как «ад — это другие люди». В глобальной экономике работа с третьими сторонами — это вопрос реальности, и, если ею не управлять должным образом, их транзакции могут создать ад.Чтобы понять управление рисками третьей стороны, мы должны сначала сосредоточиться на определениях.

В англо-саксонском праве термин «третья сторона» означает физических и юридических лиц, представляющих компанию в деловых отношениях и юридически связывающих эту компанию своими сделками от имени компании. Как правило, компания является «первой стороной», клиент и сотрудники могут считаться «второй стороной», а поставщики продуктов и/или услуг, такие как провайдеры, консультанты или посредники, которые помогают материнской компании в достижении ее целей в области продаж, маркетинга и компании, описываются как «третьи стороны».

В отличие от понятия «третье лицо с благими намерениями», которое мы часто применяем в турецком законодательстве, термин «третья сторона» в широком смысле, упоминаемый в англо-саксонском законодательстве, относится к любому физическому и юридическому лицу, такому как поставщики, деловые партнеры, дистрибьюторы, агенты и консультанты, которые предоставляют товары или услуги компании. В случае любой незаконности, возникающей из-за вины третьих сторон во время деятельности, осуществляемой от имени компании, возникает юридическая ответственность компании «первой стороны», а также соответствующей третьей стороны. По мере того, как доля третьих сторон, с которыми взаимодействует компания, значительно возрастает, так же как и риски, которые они представляют.

Каковы потенциальные риски, связанные с отношениями с третьими сторонами ?

 Все действия в деловом мире сопряжены с риском. В управлении рисками снижение риска до нуля может означать полное прекращение деятельности, поэтому мы должны быть реалистами. Именно поэтому компании должны ранжировать свои риски, сосредотачиваться на правильных красных флажках и тратить свое время и инвестиции на управление областями высокого риска. Хотя существуют некоторые соизмеримые и контролируемые риски, есть также опасные, которые могут нанести необратимый ущерб, подвергая компании финансовым потерям, несоблюдению требований, действиям регулирующих органов, судебным разбирательствам, потере клиентов и репутации.

Следует подчеркнуть, то что, представляют ли отношения с третьей стороной высокий риск, и основная причина участия третьей стороны различаются в каждой компании. На первое влияет ряд факторов, таких как сфера деятельности компании, сфера деятельности потенциальной третьей стороны, а также предмет и объем отношений с потенциальной третьей стороной, которыми могут быть аутсорсинговые услуги, поставка продукты, предоставление агентства или вступление в новые деловые партнерства, среди многих других причин.

Регулируется ли ваша деятельность? Ваша компания на 100% местная или у вас есть зарубежные филиалы? Каковы масштабы деятельности с потенциальной третьей стороной? Какова предполагаемая степень участия третьих лиц в организации вашей компании и их уровень доступа к вашим бизнес-данным? Будете ли вы иметь прямой контроль и строгий надзор за действиями третьих лиц или это будет обязательство для ваших оффшорных дочерних компаний с ограниченным удаленным контролем? В какой степени третья сторона может повлиять на деловую деятельность вашей компании и отношения с клиентами? Это всего лишь несколько вопросов, которые побудят вас повысить свою осведомленность, и это лишь верхушка айсберга.

Каковы основные шаги эффективного управления рисками третьих сторон?

Первое требование состоит в том, чтобы ваша компания была знакома с характером планов управления рисками. Основная цель здесь не в сокращении использования третьих сторон, а, как упоминалось выше, в эффективном использовании третьих сторон в интересах вашей компании путем выявления, оценки и управления рисками, связанными с отношениями с третьими сторонами.

Крайне важно осознавать, что управление рисками — это не программа «галочки», которую нужно применять сразу. Это непрерывный процесс, который позволяет вам оценивать и контролировать отношения с третьими сторонами с момента их начала и до самого конца. Таким образом, происходит оценка текущей организации вашей компании, чтобы убедиться, что у вас есть возможность решать такие вопросы, связанные с отношениями с третьими сторонами, поскольку каждое взаимодействие с третьими сторонами требует постоянного надзора, периодического аудита, контроля и, при необходимости, вмешательства. Следовательно, вступление в отношения с третьей стороной — это решение, которое следует принимать только после того, как вы оценили как свою собственную компанию, так и третью сторону.

Несмотря на то, что реализация сторонних программ управления рисками будет варьироваться в зависимости от масштаба отношений, следующие пункты являются основой любого процесса управления сторонними рисками :

  1. Оценка рисков
  2.  Комплексная проверка
  3. Комплексное структурирование контрактов с учетом рисков
  4. Постоянный надзор и контроль

Оценка рисков является краеугольным камнем эффективной программы управления рисками, которая должна включать следующие шаги:

  1. принятие решения о том, следует ли привлекать третью сторону для конкретной цели, выявление бизнес-обоснования, лежащего в основе привлечения третьей стороны к сделке, понимание причины использования третьей стороны вместо внутренних закупок и явное представление предшествующего с его финансовые, юридические, операционные и стратегические результаты путем сравнительного анализа на основе риска / вознаграждения
  2. выявление и оценка потенциальных рисков и уязвимостей, связанных с привлечением третьих сторон с учетом предмета и объема отношений
  3. сравнение потенциальных третьих сторон и оценка их квалификации, их соответствия бизнес-стратегиям вашей компании и их способности реагировать на ожидания вашей компании
  4. определение рисков, связанных с рассматриваемой третьей стороной, оценка их квалификации и адекватности для потенциальной сделки, а также представление того, почему взаимодействие с ними отвечает интересам вашей компании для долгосрочного успеха.

На протяжении всего процесса оценка рисков должна проводиться всесторонним и прозрачным образом со стороны уполномоченных органов вашей компании и в соответствии с кодексами и политикой поведения и процедурами вашей компании.

Следующим шагом в эффективном управлении рисками, связанными с третьими сторонами, является комплексная программа должной осмотрительности, призванная предоставить вам всю необходимую информацию о потенциальной третьей стороне. Программа должна быть сосредоточена на финансовом состоянии третьей стороны, ее деловых операциях, квалификации и опыте, соблюдении ими нормативных требований, судебном статусе и репутации. Эффективная программа должной осмотрительности не только иллюстрирует все сопутствующие риски, но также поможет вам ранжировать риски, позволяя сосредоточиться на наиболее важных из них. Следует иметь в виду, что степень любой должной осмотрительности зависит от характера и размера предполагаемых отношений. Вот почему программы должной осмотрительности, а также контракты должны иметь структуру, основанную на оценке рисков.

В любом случае до или после заключения договора ваша компания не сможет извлечь выгоду из должной осмотрительности в полной мере, если вам не будет предоставлен надежный и творческий контракт, отвечающий вашим деловым интересам. Составление контракта является важной частью программ управления рисками, поскольку именно здесь процесс выявления и оценки ваших рисков переходит в конкретные действия. Таким образом, ваши контракты должны быть адаптированы и отвечать интересам вашей компании, соответствовать финансовым и операционным ожиданиям вашей компании, а также бизнес-целям вступления в отношения с третьей стороной. Вы должны убедиться, что ваш контракт обеспечивает вашей компании адекватный уровень защиты и возмещения убытков. Если вы хотите получить более глубокое представление о составлении контракта и получить несколько советов по основным положениям, ознакомьтесь с нашей статьей 5. Пунктов контракта для снижения рисков третьих сторон.

Как упоминалось ранее, управление рисками — это непрерывный процесс. Ваша компания несет ответственность за контроль и мониторинг отношений с третьими сторонами. Это ответственность, которая остается до прекращения отношений и даже после этого, иногда при наличии каких-либо обязательств после прекращения. Вы должны убедиться, что соотношение риск/вознаграждение, ранжированный риск и соблюдение требований третьей стороной остаются такими же, как отражено в вашем отчете о должной осмотрительности во время отношений. Кроме того, оценка того, выполняет ли третья сторона свои договорные обязательства и соблюдает ли применимые правила и программу соответствия вашей компании, может быстро помочь определить, наносят ли отношения с третьей стороной вред вашим деловым операциям. Поэтому в вашей компании должен быть уполномоченный орган, занимающийся мониторингом и аудитом третьих сторон и сообщением о подозрительных обстоятельствах, которые могут представлять риск для вашей компании.  

Вывод

Большинство компаний придают большое значение программам должной осмотрительности, однако они составляют лишь часть планов по управлению рисками. Планы управления рисками третьих сторон представляют собой непрерывный процесс, который начинается с принятия решения о привлечении третьих сторон к сделке; они продолжают выявлять и оценивать ваши риски, обеспечивая защиту и контролируя отношения, которые могут изменить результаты вашей оценки в любое время. Основное обоснование плана управления рисками всегда заключается в том, чтобы предоставить вашей компании необходимую информацию, осведомленность и самый полный уровень контроля над отношениями вашей компании с третьими сторонами. В заключение цитатой другого великого философа Томаса Рида: «цепь настолько прочна, насколько ее самое слабое звено».

With thanks to Mira Gokalp for her assistance on this translation. You can read the article in English here.